Freelance i biznes online najeżone są pułapkami. Umowy, oferty, dane osobowe — wystarczy jakieś przeoczenie, niedopatrzenie i tarapaty gotowe. O tym, jak zadbać o swoje interesy i w jakich granicach można się poruszać, opowiedział niedawno w naszej grupie na FB radca prawny Marcin Kozłowski.
Jak wysyłać ofertę mailem, żeby nie złamać prawa?
Jak to jest z ofertami? Mówi się, że wysyłanie tych niezamawianych jest spamem, jest niedozwolone, a tymczasem ktoś mi niedawno tłumaczył, że jeśli adres jest ogólny, typu biuro@…., kontakt@…, a więc nie wskazuje na konkretną osobę, to można takie oferty wysłać. Co Ty na to?
Uważam, że można wysyłać oferty na takie ogólne maile. Najlepiej jest poprzedzić je zapytaniem o przesłanie konkretnej oferty. Nie można jednak zapisać takiego maila do listy newslettera, nawet jeśli odbiorca będzie zainteresowany ofertą.
Gdyby na stronie firmy znajdował się adres kontaktowy do przesyłania ofert, to należy skorzystać właśnie z niego, a nie z ogólnego. Oczywiście warto się zastanowić, czy nasza oferta może być w ogóle interesująca dla odbiorcy.
W każdym razie w przypadku takiego maila nadawca realizuje swój uzasadniony interes i to jest jego podstawa do wysyłki.
Co w takim razie robi z maila niedozwolony spam? Przecież zawsze, kiedy dostaję jakąkolwiek reklamę, ktoś wysyła mi ją, realizując swój uzasadniony interes — chce zarobić. Czy prawo jakoś to reguluje?
Musimy wiedzieć, że spamem jest tzw. marketing bezpośredni. W Polsce mamy kilka aktów prawnych, które odnoszą się do spamu. Z jednej strony mamy ustawę o prawie telekomunikacyjnym (art. 172) i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 10), z których wynika wymóg zgody na stosowanie marketingu bezpośredniego. Z drugiej strony mamy RODO. Według RODO można stosować marketing bezpośredni, jeżeli jest to uzasadniony interes prawny przedsiębiorcy jako administratora danych osobowych.
Jeżeli chcemy wysłać maila z informacją handlową do danej osoby, powinniśmy najpierw uzyskać na to zgodę. Jeżeli wysyłamy maile z ofertą handlową bez uzyskania wcześniej zgody, można stwierdzić, że jest to niedozwolony spam.
Jak daleko można się posunąć, wysyłając do kogoś mail „pierwszego kontaktu”? Wiele osób obawia się, że już taka wiadomość jest niedozwolona, bo wspominamy w niej o swoich usługach. Czy słusznie?
Musimy ostrożnie podchodzić do formułowania naszych wiadomości. Maile „pierwszego kontaktu” są częścią tzw. dwuetapowego cold mailingu. Możemy go zastosować w naszej działalności.
Najpierw tworzymy maila, który nie jest informacją handlową, a jedynie zapytaniem o przesłanie oferty / informacji handlowej. Należy jednak uważać, żeby nie przedstawić informacji handlowej w pierwszym, inicjującym rozmowę mailu.
Jak już wspomniałem, warto wysyłać maila na adres ogólny, a nie spersonalizowany (na spersonalizowany tylko wtedy, gdy na stronie jasno napisano, że jest to osoba do kontaktu w sprawie ofert, lub gdy wiemy, że odbiorca sobie tego życzy). Możemy także poprosić kogoś z firmy o podanie kontaktu do osoby, która zajmuje się sprawami ofert.
Jeżeli dostaliśmy od kogoś wizytówkę na spotkaniu networkingowym, to także śmiało możemy napisać do niego maila z zapytaniem o przesłanie oferty naszej usługi. Samą ofertę wysyłamy tylko pod warunkiem, że dostaliśmy na to zgodę na spotkaniu.
Przesyłanie maili z ofertą lub zapytaniem o zgodę jest naprawdę trudnym tematem i czasami ciężko rozróżnić, co jest ofertą, a co nią jeszcze nie jest. Warto przyłożyć się do sformułowania wiadomości w taki sposób, aby nikt nie zarzucił nam nielegalnego spamowania.
Co i z kim warto ustalić przed nawiązaniem współpracy online?
No dobrze, załóżmy, że udało nam się znaleźć klienta. Zaczynamy ustalać warunki — w przypadku copywriterów pracujących zdalnie są to ustalenia mailowe lub (co zdarza się coraz częściej) w konwersacji na Messengerze. Czy są one wiążące? Czy można powoływać się na nie w razie problemów, konfliktów itd.?
Tak, można w taki sposób się komunikować i ustalać warunki współpracy. Dobrze jednak wiedzieć, z kim rozmawiamy. W treści maila warto wyrazić zgodę na taki rodzaj rozmów i współpracy. Jeżeli dochodzimy już do jakiś konkretnych ustaleń, polecam spisać je i wysłać w pliku PDF.
Wszystkie te formy są dozwolone, ale koniecznie trzeba zadbać o zachowanie maili i innych rozmów na wszelki wypadek.
A co w sytuacji, kiedy kontaktuje się z nami online jakiś reprezentant firmy? Gdyby pojawiły się np. problemy z wypłatą wynagrodzenia, to czy właściciel może podważać fakt zawarcia takiej umowy mailowej i tłumaczyć, że nie wiedział nic o tym, co robi jego pracownik? Czy wystarczy, jeśli pracownik w korespondencji z nami posługuje się firmowym adresem e-mail (z domeny strony internetowej swojego pracodawcy)?
Oto jest pytanie. Sam wielokrotnie dostaję zlecenia od pracowników, a faktury wystawiam na właścicieli.
Tak, można zawierać takie umowy mailowo. Dla naszego bezpieczeństwa powinniśmy zadbać o to, żeby właściciel potwierdził nam, że osobą kontaktową i upoważnioną do rozmów z nami jest konkretny pracownik. Najlepiej, żeby zrobił to mailowo, a umowa czy ustalenia były w pliku PDF i zawierały informację, który pracownik jest odpowiedzialny za kontakt. To wszystko nas zabezpieczy i w razie problemów będziemy mogli posłużyć się takim dowodem w sądzie.
Nie twierdzę, że nie uda się wyegzekwować wynagrodzenia, ale trzeba będzie udowodnić, że pracodawca (właściciel) upoważnił pracownika do zawierania takich umów. Może to być problematyczne.
Jak podpisać umowę przez internet?
Kolejna rzecz to oczywiście podpisywanie umów w formie skanów. Czy takie umowy są prawnie ważne? Ja podpisuję umowę, skanuję i odsyłam, a odbiorca drukuje skan, podpisuje i także mi odsyła. Czy taki proces jest OK?
Rozumiem, że chodzi o umowy o współpracę/zlecenia? Tak, uważam, że jest OK. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie umowy można tak zawrzeć, ale jeżeli rozmawiamy o współpracy między przedsiębiorcami lub zleceniu dla copywritera, to jest OK.
Umowy można wysyłać mailem, ale jeśli to robimy, pamiętajmy, aby w umowie znalazły się zgody na takie przesyłanie dokumentów. Powinniśmy też wpisać maile kontaktowe, z których będziemy się ze sobą komunikować i przesyłać informacje w związku z umową.
A czy wklejenie swojego podpisu w formacie PNG i zapisanie dokumentu w PDF, a potem przesłanie tego jako podpisanej umowy jest legalne?
Tak. Najważniejsze, żeby z przesłanych wiadomości wynikało, że chcemy zawrzeć umowę o danej treści (czyli tej przesłanej w załączeniu). Pamiętajmy również, żeby ostateczna wersja była jednak w PDF, a nie w .doc.
Czy wszystkie te zasady dotyczą także umowy o pracę?
Umowa o pracę powinna mieć formę pisemną. Jeżeli posługujemy się skanem takiej umowy, to trzeba ją opatrzyć podpisem elektronicznym.
Przy umowie o pracę najważniejsze jest dopuszczenie pracownika do pracy i wypłacenie mu wynagrodzenia. Przykładowo: zostały ustalone wszystkie warunki współpracy (te, które muszą znaleźć się w umowie o pracę), pracownik wykonuje ustaloną pracę, pracodawca przyjmuje jego teksty, wypłaca wynagrodzenie, opłaca wszystkie składki — możemy uznać, że umowa o pracę została zawarta. Mamy dowody na świadczenie naszej pracy, powinniśmy za nią dostać wynagrodzenie.
Oczywiście przy zawieraniu umów o pracę zachęcam do zadbania o jak najlepsze udokumentowanie zawarcia takiej umowy (m.in. spisanie dokładnie warunków współpracy, zaznaczenie w umowie maili kontaktowych, wyrażenie zgody na taki kontakt, niedokonywanie zmian w umowie drogą telefoniczną).
Wielkie dzięki, Marcin, za to, że zechciałeś podzielić się z nami wiedzą. Jestem pewna, że pomogłeś w ten sposób wielu osobom. Powiedz jeszcze, gdzie można Cię znaleźć.
Zapraszam na stronę mojej kancelarii https://kozlowskimarcin.pl/ oraz na blog, w którym piszę o prawie w medycynie: https://prawnieomedycynie.pl/.