Jak pisać maile? Cz. 2: Formuły powitalne i pożegnalne

Jak zacząć mail i jak go zakończyć, by dobrze wypaść w oczach adresata? Uniwersalnych zasad nie ma. W sprawie formuł wypowiadają się po trosze językoznawcy, a po trosze specjaliści od etykiety. Co mówią? Zebrałam dla Ciebie kilka głosów w sprawie dobrych obyczajów powitalnych i pożegnalnych. Zobacz, co wolno, a czego zdecydowanie robić nie należy.

Jedno jest pewne: sposób, w jaki zaczynasz i kończysz swój mail, zależy od tego, jakie relacje łączą Cię z adresatem.

Jak zacząć mail?

Jeśli piszesz do kogoś, kogo znasz i z kim jesteś w zażyłych stosunkach, możesz zacząć słowami:

• Cześć, Zosiu! (zwróć uwagę na przecinek!)
• Droga Zosiu!
• Zosiu!

Naturalnym zakończeniem tak rozpoczętych maili będą pozdrowienia, a nawet – jeśli jesteś blisko z odbiorcą – uściski, serdeczności  itp.

Sprawa się komplikuje, kiedy piszesz do kogoś, kogo nie znasz osobiście albo z kim łączą Cię relacje służbowe (nie przeszliście na „ty”). Jakich form możesz wówczas użyć? Adam Jarczyński, autor książki Etykieta w biznesie, widzi to tak:

Naszą wiadomość zaczynamy od zwrotu grzecznościowego. Dokładnie tak jak w przypadku tradycyjnej korespondencji. Jeżeli kontaktujemy się z kimś  po raz pierwszy, nie zwracajmy się doń zbyt familiarnie. Tym bardziej, jeżeli odbiorca jest wyższy rangą. Tytułowanie w pierwszych słowach panie Marcinie lub pani Kasiu jest naprawdę dużą gafą. […]

Powitalne zwroty formalne:

Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo, Szanowna Pani Dyrektor, Witam (mniej formalne i dyskusyjne, niemniej stosowane).

Pożegnalne zwroty formalne:

Łączę wyrazy szacunku, Z wyrazami szacunku, Z poważaniem, Pozostaję z poważaniem.

Zwroty pożegnalne podane przez pana Adama nie budzą zastrzeżeń. Gorzej z formułami powitalnymi – pojawiła się wśród nich bowiem ta najbardziej NIEzalecana (na usprawiedliwienie autora zauważmy, że zaznaczył jej dyskusyjność). Zabrakło za to formuły pośredniej między potencjalnie wzorcową a tą najbardziej ganioną.

Przyjrzyjmy się kolejno poszczególnym możliwościom, już nie od strony zwyczajów biznesowych, ale kultury języka.

• Szanowna Pani / Szanowny Panie

Mucha nie siada. To forma najbardziej zalecana przez językoznawców jako elegancka, uniwersalna i zawsze dobra. Jeśli masz wątpliwości co do wszelkich innych, ta zawsze będzie na miejscu.

Przyznam jednak, że ja tej formy nie lubię i nie stosuję. Sama czuję się zmrożona, kiedy dostaję mail zaczynający się od Szanowna Pani, a że wyznaję zasadę Nie czyń bliźniemu, co Tobie niemiłe… Wolę zwykłe Dzień dobry. (Zastanawiasz się, co na to językoznawcy? Czytaj dalej :)).

• Szanowny Panie Profesorze, Szanowny Panie Redaktorze, Szanowna Pani Dyrektor

Jw. Najlepszy wybór w przypadku, kiedy piszesz do kogoś, kto jest „wyżej”, lub do kogoś, kogo znasz jedynie z funkcji, którą pełni.

• Witam

Niekoniecznie. Może i stosowane, ale wyszłem, tu pisze i tym podobne kwiatki też są stosowane, co nie znaczy, że są poprawne lub eleganckie. A nam zależy przecież na dobrej opinii, prawda?

Witam jest potępiane do tego stopnia, że nie ma co ryzykować. Nigdy nie wiemy, co sądzi o tej formule człowiek po drugiej stronie łączy i czy pisząc w ten sposób, nie narazimy się na opinię osoby o niskich kompetencjach językowych (w świetle opinii językoznawców – zasłużonej).

Michał Rusinek, który swego czasu zapowiedział, że nie będzie odpowiadał na maile zaczynające się od Witam, tak tłumaczy swój stosunek do tego zwrotu:

Uważam, że używanie tego słowa jest zasadne tylko w jednej sytuacji. Tak może do nas powiedzieć gospodarz lub gospodyni, kiedy do niego/niej przychodzimy. Jest wtedy powitaniem, a nie przywitaniem. Gospodarze witają mnie w swojej przestrzeni, więc powiedzenie „witam” jest jak najbardziej na miejscu. […] „Witam” jest przeźroczyste, bezpłciowe, do nikogo się nie dostosowuje. Podejrzewam, że „witam” wprowadziła do języka polskiego – oczywiście języka polskiego w wersji internetowej – korporacyjna poprawność. Jest więc miałkie, nie wiadomo do kogo kierowane.

W niechęci do Witam pan Rusinek nie jest osamotniony. Również zdaniem prof. Bańki Witam jest najgorszym powitaniem z możliwych.

• Dzień dobry

To formuła pominięta przez Adama Jarczyńskiego (czyżby niegrzeczna w świecie biznesu?), a jednak stosowana, a nawet – co ważne – akceptowana przez autorytety. Nie chwalona, ale akceptowana właśnie. Michał Rusinek pisze o niej tak:

Może być. Chociaż to też jest złamanie zasady, ponieważ tak nie zaczynają się listy (a mejle to też listy). 

Z kolei zdanie prof. Bańki ewoluuje. W wydanej w 2006 roku książce Polszczyzna na co dzień zrównał on Dzień dobry z potępianym Witam:

W kontaktach o charakterze oficjalnym i półoficjalnym przyjęło się list rozpoczynać formułą Witam, Dzień dobry lub inną, podobną. Nie są one zgodne z tradycyjnymi polskimi zwyczajami prowadzenia korespondencji i nadal budzą wątpliwości niektórych osób.

Ten sam prof. Bańko w 2012 roku różnicował ocenę obu wyrażeń:

W żadnym wypadku nie wypada, pisząc mejl do obcej osoby, zaczynać od Witam. Na tle tej formuły Dzień dobry – przeniesione z języka mówionego – jest grzeczne, tyle że nie stosowane tradycyjnie w korespondencji pisanej. Ponieważ jednak korespondencja przez e-mail ma wiele cech języka mówionego, staram się być w stosunku do Dzień dobry wyrozumiały. Zaletą tej formuły jest to, że zwalnia nas od ustalenia płci adresata (to zresztą może być niemożliwe, gdy nie wiemy, w czyje ręce trafi nasz mejl). I w takim wypadku jednak – jeśli piszemy np. do urzędu, do redakcji czy jakiejkolwiek innej instytucji utrzymującej kontakt mejlowy z interesantami – lepiej użyć standardowego Szanowni Państwo.

• Dzień dobry, Pani Zosiu lub po prostu Pani Zosiu.

Jeśli zdecydujesz się na „nielistowne” Dzień dobry, możesz wzbogacić je o zwrot do odbiorcy, ale – jak już wiemy – nie przy pierwszym mailu. Dopiero wtedy, kiedy poczujesz, że między Tobą a odbiorcą zawiązała się nić porozumienia. Jeśli nie jesteś pewien, czy tak się stało, to posłuchaj raz jeszcze prof. Bańki:

W razie wątpliwości najlepiej użyć formuły oficjalnej i nie skracać dystansu, dopóki korespondent – jeśli jest osobą o wyższym statusie pragmatycznym – sam tego nie zrobi. 

(Zanim) czas pokaże

Jak widzisz, nie ma formuł jedynie słusznych i nie ma jednoznacznych zasad. Specjalistka od grzeczności językowej, prof. Małgorzata Marcjanik, tłumaczy to tak:

omawiany gatunek korespondencji wciąż ewoluuje, co w wypadku naszego problemu oznacza, że stosowane przez Polaków grzecznościowe formy rozpoczynania (również kończenia) listów elektronicznych będą się stabilizować i z używanych obecnie wielu wariantów któreś zwyciężą, a któreś odejdą w zapomnienie.

W innymi miejscu prof. Marcjanik radzi:

Na razie jednak trzeba kierować się własną kompetencją komunikacyjną, obejmującą w omawianym wypadku […] „kontekst korespondencji mailowej”.

Kierując się tą kompetencją i kontekstem, ja najczęściej witam adresatów moich maili słowami Dzień dobry i chętnie stosuję zwroty do odbiorcy (Pani Magdo, Panie Marku itd.). Z pełną świadomością, że mogłabym doskonalej, i z pełnym przekonaniem, że nie chcę tej doskonałości.

Nie chcę jej, bo wolę sympatyczną komunikację. Stosuję zasadę Nie czyń bliźniemu, co Tobie niemiłe i pisząc do kogoś, pamiętam, że mi wyrażenie Szanowna Pani (podobnie jak oschłe Witam) ścina krew w żyłach i sprawia, że zastanawiam się, co złego zrobiłam osobie, która tak się do mnie zwraca.

No dobrze, może rozpoczęłabym w ten sposób mail do jakiegoś profesora, ale jak dotąd nie miałam takiej okazji. W tajemnicy powiem Ci za to, że użyłam tego zwrotu kilka razy w mailach do osób, którym najchętniej napisałabym coś bardzo dosadnego i mało uprzejmego.

A Ty jak zaczynasz? Jakie powitanie lubisz widzieć w mailach, które dostajesz? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzu.