.
ekonomistka, która została copywriterką, autorka e-booka Freelancer i pieniądze i kalkulatora wyceny zleceń.
Kochani, jesteście gotowi na KeFS?
Jeśli ten temat brzmi dla Was obco, najwyższa pora, żeby się zainteresować. Zostało bowiem ok. 7 miesięcy do obowiązkowego wprowadzenia tzw. faktury ustrukturyzowanej.
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i posiadająca odrębny numer identyfikacyjny. Ten numer jest nadawany WYŁĄCZNIE w KSeF, dlatego od 1 stycznia 2025 r. nie będzie możliwości wystawienia faktury poza systemem (poza nielicznymi wyjątkami, które nie dotyczą naszej branży).
Chodzi o zapewnienie skutecznego nadzoru nad wymianą faktur elektronicznych pomiędzy podatnikami, co oznacza, że wszystkich docelowo czeka przejście na KSeF.
❗ Do 30 czerwca 2024 r. korzystanie z KSeF jest jeszcze dobrowolne.
Ale…
🎯 Od 1 lipca 2024 r. każdy czynny podatnik VAT musi wystawiać faktury za pomocą KSeF.
🎯 Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek obejmie również podatników:
✅ zwolnionych z VAT,
✅ wystawiających faktury z wykorzystanie kas rejestrujących,
✅ wystawiających faktury uproszczone.
❗ Uzyskanie dostępu do KSeF wymaga uwierzytelnienia i nadania uprawnień!
W mowie powszechnej oznacza to, że aby uzyskać dostęp do systemu, konieczne jest przejście procesu potwierdzenia tożsamości użytkownika, systemu lub aplikacji. Po uzyskaniu pełnych uprawnień właścicielskich system umożliwia nadanie uprawnień uwierzytelnionemu użytkownikowi, systemowi lub aplikacji (np. w sytuacji, gdy to pracownik czy aplikacja wystawia za nas faktury).
Sposób uwierzytelnienia w KSeF zależy od formy prowadzonej działalności.
❗ Dobra wiadomość jest taka, że osoby fizyczne (np. prowadzące JDG lub działalność nierejestrowaną – czyli większość z nas) pierwotne uprawnienia o charakterze właścicielskim mają przypisane automatycznie. Natomiast to, co trzeba mieć, aby autoryzować pracę w systemie to:
✅ profil zaufany lub
✅ podpis kwalifikowany, lub
✅ podpis w postaci tzw. odcisku palca (zgłoszenie na druku ZAW-FA w sytuacji, gdy podpis kwalifikacyjny i profil zaufany nie zawierają numeru NIP lub PESEL).
Faktury ustrukturyzowane można wystawić:
✅ z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF na stronie Ministerstwa Finansów – link wrzucam niżej lub Aplikacja e-mikrofirma na stronach e-Urzędu Skarbowego),
✅ przy użyciu programów komercyjnych (np. programów do fakturowania, jeśli z nich korzystanie i będą miały integracje z systemem).
Obecnie Ministerstwo Finansów udostępnia 3 wersje aplikacji:
✅ testową (przedprodukcyjna: zarówno uprawnienia, jak i wszystkie dane są testowe),
✅ DEMO (przedprodukcyjna: wymaga użycia danych uwierzytelniających i nadaje faktyczne uprawnienia, jednak pracuje się na danych testowych),
✅ produkcyjną (wystawiona faktura trafia do obiegu prawnego).
Link do wersji testowych: Strefa testowa KSeF (podatki.gov.pl)
❗ UWAŻAJCIE Z WERSJĄ DEMO! Aby nie zrobić sobie bałaganu w papierach, konieczne jest wygenerowanie numeru NIP z generatora! Jeśli wpiszecie własny NIP, wytworzone dokumenty zapiszą się w historii. Nie znalazłam informacji, jak to potem odkręcić (pewnie się da, ale aplikacja jest nowa, więc jeszcze na grupach dla księgowych nie ma o tym dyskusji). Unikanie bałaganu w papierach jest jak badania profilaktyczne – zapobiega problemom, nie musimy ich potem „leczyć”. Polecam!
Co w praktyce umożliwi nam aplikacja KSeF:
✅ wystawianie, odbieranie, przechowywanie i przeglądanie e-Faktur,
✅ wystawianie faktur korygujących,
✅ doręczanie faktur kontrahentom (dobra wiadomość: odrzucić można będzie tylko fakturę, która jest niezgodna ze strukturą. Klient, który nie ma ochoty zapłacić, nie będzie mógł udawać, że nie otrzymał dokumentu),
✅ zarządzać uprawnieniami,
✅ sprawdzać status przetworzenia faktury oraz pobierać UPO KSeF,
✅ anonimowo „podglądać” faktury.
🎯 KSeF dotyczy obiegu dokumentów B2B oraz B2C.
Ministerstwo Finansów przygotowało całkiem przyzwoite Q&A, które znajdziecie tutaj:
Język może trochę toporny, ale z tego, co wiem, nie szukają copywritera 😉
❗ Dla większości z nas obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie się dopiero od 1 stycznia 2025. ALE pamiętajcie o tym, że kontrahenci, którzy są czynnymi podatnikami VAT, zapewne szybciej poproszą Was o możliwość przesyłania faktur w systemie.
Ja zamierzam odpalić wersję testową w grudniu. Zobaczę, jak działa i czego muszę się douczyć. Jeśli ktoś woli sam nie dotykać, bo a nuż wybuchnie, to oczywiście podzielę się spostrzeżeniami! W styczniu…
Mam nadzieję, że post był pomocny. Algorytm pewnie spojrzy na niego złym oczkiem z uwagi na linki, dlatego kciuki w górze mile widziane 😉